29.12.2020 | Служба новостей УкрФирм
Бизнес встречи, конференции, симпозиумы, презентации, мастер-классы и прочие мероприятия (масштабные и не очень) – давно часть повседневной жизни деловых, творческих людей, менеджеров. И хотя такие ивенты и стали чем-то обыденным, это вовсе не означает, что и проводить их следует в обычной обстановке.
Аренда конференц-залов незаменима, когда нет своего помещения, отвечающего всем необходимым требованиям. При этом всегда стоит конкретизировать свои цели, чтобы отказаться от неинтересных, неперспективных решений и сосредоточиться лишь на профессиональных, двигающих дело вперед.
Прежде всего, следует всегда думать о своей аудитории. Поэтому помещение для проведения встречи должно оформляться таким образом, чтобы обстановка в зале располагала к работе, не отвлекала от последней, была комфортной для всех.
Великолепно оборудованные (с кондиционерами, мебелью, техническим оснащением), просторные, светлые конференц-залы в Киеве для мероприятий разного масштаба и форматов предложит компания A-Ces. Помещения для аренды расположены в центре украинской столицы, в пешей доступности – метро.
Организатору события важно учитывать, каким будет количество предполагаемых гостей. Так, если планируется большое мероприятие, такое, как конференция, понадобится организовать пространство для установки дополнительной техники, экрана и так далее. Необходимо также обдумать варианты рассадки гостей, расположения столов.
Однако значение имеет не только то, сколько гостей предполагается к прибытию на конференцию. Не менее значима цель встречи. Помещение для конференции классического образца обычно выглядит иначе, нежели зал для встреч IT-специалистов либо представителей шоу-бизнеса. Безусловно, для организации специализированных ивентов потребуется больше технических средств, оборудования и, как следствие – услуг.
Так, конференц-залы Киев от A-Ces располагают:
- флип-чартом;
- плазменным экраном;
- мультимедийным проектором;
- звуковой системой.
Также имеется терминал видеоконференций (он необходим для объединения студий в ходе проведения международных, меж городских мероприятий, вебинаров).
В любом случае, в зависимости от типа ивента арендующей стороне в компании A-Ces выделят помещение, которое в полной мере отвечает требованиям современности. Это будут залы с удобными креслами, наличием высокоскоростного Wifi, где предусмотрены трансформируемые зоны. Предусмотрена возможность заказать кейтеринг-обслуживание и так далее – все, что потребуется для организации встречи. Следует лишь выбрать время в расписании.
Организовываем конференцию правильно
Если поставлена цель – провести конференцию, следовательно, необходимо определить основные цели события, у организаторов должно быть представление о потенциальной ЦА.
Важно обдумать, каким образом подать информацию, как это сделать, чтобы она воспринималась легко. В идеале обеспечить мероприятие специальной системой визуального отображения информации. Потребуется найти хороших спикеров, ведущих.
А перед бронированием помещения стоит определиться с той датой, когда будет проводиться конференция.
Иные организационные моменты
Что касается оборудования, то этот пункт относят к обеспечению комфорта и принимающей стороны, и приглашенных на встречу. Значимо все:
- удобны ли посадочные места;
- каков температурный режим зала;
- хороша ли освещенность помещения (если мероприятие будет проводиться, когда уже есть потребность в освещении, уровень его стоит проверить накануне).
Эти факторы очень важны при подборе помещения для ивента и влияют на его результаты.
О вместимости
Важно так все организовать, чтобы зал для проведения конференции по своим габаритам соответствовал тому количеству гостей, которое задумано приглашать. Необходимую общую площадь рассчитывают согласно проектировочной норме (когда на одного человека полагается до пяти кубических метров пространства).
Если размер помещения рассчитан неверно (площадь больше или меньше оптимальной), неудобства для участников неизбежны. При недостаточном размере зала внимание присутствующих, главным образом, нацелено на защиту от «посягательств» соседа личного пространства. Придется суетиться и организаторам для обеспечения оптимального размещения.
Кейтеринг: зачем он на мероприятиях
В продолжение темы о комфорте присутствующих на конференции стоит обязательно упомянуть и о дополнительных удобствах. Их также необходимо обеспечить гостям.
Так, важность представляет возможность заказать кейтеринг-обслуживание. Такая услуга сегодня прочно вошла в жизнь современного человека и стала довольно востребованной. К ней прибегают, организуя самые различные мероприятия – от приятельских вечеринок до приемов, встреч на самом высоком уровне.
Кейтеринговый сервис обеспечит вкусными, качественными и разнообразными блюдами ивент любого масштаба. Благодаря данной услуге любое событие, преобразовывается, становится более привлекательным для участников.
Этот сервис, вобрал комплекс услуг. Ведь это не одно только приготовление блюд по заказу. В подобное обслуживание также входит:
- оформление места или зоны, выделенной для фуршета/банкета;
- доставка блюд;
- сервирование столов;
- подача блюд;
- и даже финальная уборка помещения.
Стоит учитывать, что небольшие фуршеты либо кофе-брейки, обычно организовываемые во время мероприятий, предусмотрены не только для возможности дать передохнуть гостям и перекусить. Предполагаются они также с целью контролирования ситуации: важно придерживаться тайминга мероприятия. Помимо прочего, у гостей складывается позитивное впечатление об ивенте, организаторы которого хорошо позаботились о приглашенных.
А формат такой услуги зависит от особенностей события, его темы, целей, прочего. Однако, с годами появились форматы классической направленности (они более всего распространены): коктейль, кофе-брейк, банкет, фуршет.